律師樓CCTV監控及門禁系統工程保密至上——檔案室分級門禁、接待區監控、會議室私隱佈局,一次做妥

律師樓CCTV監控及門禁系統工程保密至上——檔案室分級門禁、接待區監控、會議室私隱佈局,一次做妥

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律師樓日日處理訴訟文件、遺囑、樓契同客戶機密資料,一旦檔案外洩或者畀人擅自翻閱,隨時影響官司甚至專業操守。夜晚同假期成層樓靜英英,檔案室、樓契夾萬最易成為目標;日頭接待處人來人往,送件速遞、對家律師、證人出出入入,邊個入過檔案房、幾點攞過乜文件,冇記錄根本講唔清。仲有會議室傾案情,隔籬房聽唔聽到、鏡頭影唔影到枱面文件,全部都係執業風險。律師樓要嘅唔係亂裝一堆鏡頭,而係識得避開保密敏感位、又留到足夠取證記錄嘅專業佈局。

律師樓 合規及保安要點

設計方案時我們會一併考慮以下行業要求:

法律專業保密權(LPP)
受法律專業保密權保障嘅通訊同文件,唔應該畀監控系統攝錄內容。鏡頭佈點要避開會議室枱面同律師枱頭文件,只影出入口同通道,取證同保密兩不誤。
香港律師會執業指引
律師會對客戶資料保管有執業要求,事務所要有合理保安措施防止機密外洩。檔案室裝門禁加出入記錄,係向監管方展示已盡保管責任嘅實質證明。
個人資料(私隱)條例 PDPO
CCTV攝錄涉及個人資料收集,要喺當眼位貼告示講明攝錄用途,錄影片段設保存期限同查閱權限,避免違反保障資料原則。
檔案保存業界慣例
結案檔案業界慣例保存最少七年,離線檔案倉同夾萬房要有獨立門禁同環境監察,防水浸防高溫,年期未到檔案唔可以有失。

建議方案組合

檔案室、夾萬房、伺服器房分級授權,邊個幾點入過一目了然,離職員工即時取消權限
接待處、走廊、檔案房門口高清攝錄,避開會議枱面同文件敏感位,取證唔穿保密
夜間假期布防,門磁加移動感應,有異動即時手機推送,唔使等翌日先知出事
門外先睇清楚係速遞定約見客戶先開門,接待處無人時段照樣把關
視像會議連錄音設備專業佈線,同監控系統物理分隔,傾案情唔怕外洩

常見問題

律師樓裝CCTV會唔會影響法律專業保密權?
唔會,關鍵在佈點。鏡頭只裝喺接待處、走廊同檔案室門口,唔影會議室枱面同律師房內文件,錄影唔收音,就可以取證同保密兼顧。我哋熟悉律師樓敏感位,度尺時會逐個位同你確認。
檔案室門禁可唔可以記錄邊個入過房?
可以。門禁系統每次拍卡都有時間、人名記錄,可以匯出報表。配埋門口鏡頭,邊個幾點入過檔案室、逗留幾耐都有影有記錄,發生文件爭議時係好有力嘅內部證據。
合夥人、律師、文員可唔可以分唔同權限?
可以分級。例如合夥人全區通行,律師入到檔案室但入唔到夾萬房,文員只可以喺辦公時間入指定範圍。權限喺管理平台隨時改,員工離職即刻停卡,唔使換鎖。
錄影片段應該保存幾耐?
一般寫字樓慣例保存30日左右,律師樓可以按需要加大硬碟延長至60至90日。要留意PDPO要求保存期唔應該過長,我哋會幫你設定自動覆寫,過期片段自動清除。
舊式商廈單位,佈線會唔會好肉酸?
唔會。律師樓重門面,我哋走天花暗槽或者順色線槽收線,鏡頭揀細巧半球款配合裝修色調,完工後幾乎睇唔出線路,唔會影響事務所專業形象。
夜晚同假期冇人返,點樣知道有冇人擅闖?
裝防盜警報加門磁同移動感應,收工設定布防,一有異動即時推送到指定合夥人手機,同時CCTV自動標記事件片段,翌日返到可以直接翻查嗰段時間。
大律師事務所同律師樓嘅方案有冇分別?
大律師事務所多數係chambers共用形式,重點係各大律師房獨立門禁同共用圖書館、會議室嘅權限管理;律師樓就重檔案室同樓契夾萬防護。我哋會按實際運作模式調整佈局。

本頁方案同樣適用於大律師事務所(chambers)同公證行:大律師事務所着重各成員房間獨立門禁同共用設施權限分配;公證行處理宣誓文件同國際公證書,檔案室門禁同攝錄取證要求同律師樓一致,全部可以按執業形式微調。

大律師事務所公證行

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