獵頭及人事顧問CCTV監控及門禁工程候選人資料就係生財工具——資料庫防護、面試室私隱、出入管理一次做好

獵頭及人事顧問CCTV監控及門禁工程候選人資料就係生財工具——資料庫防護、面試室私隱、出入管理一次做好

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獵頭同人事顧問成盤生意建基於兩樣嘢:候選人資料庫同客戶信任。資料庫入面係人哋嘅履歷、薪酬紀錄、身份文件甚至跳槽意向,一旦外洩,候選人現職老細知道咗隨時累人失業,公司商譽即刻插水。行內顧問流動性高,離職帶走客戶名單同候選人資料時有所聞,邊個接觸過邊批檔案,冇記錄就冇得追。日常又多陌生人上門:候選人嚟面試、上門登記嘅求職者,面試室傾緊嘅係現職薪酬同離職原因,私隱敏感度極高,隔音同鏡頭佈點都要諗過。夜晚公司冇人,成櫃僱傭合約同身份文件副本,唔可以齋靠一把鎖。

獵頭及人事顧問 合規及保安要點

設計方案時我們會一併考慮以下行業要求:

PDPO僱傭資料實務守則
私隱專員公署有《人力資源管理實務守則》,僱傭相關個人資料嘅收集、保存同銷毀都有指引。落選者資料業界慣例唔保存過長,檔案區門禁加保存期管理係基本功。
職業介紹所牌照要求
經營職業介紹所要向勞工處領牌,業界慣例對求職者資料處理同收費透明度有規管。接待同登記過程有攝錄記錄,處理投訴同勞工處查詢時有據可依。
面試攝錄私隱界線
面試內容涉及現職薪酬同離職原因,屬敏感個人資料。業界慣例面試室內唔裝收音攝錄,鏡頭只覆蓋面試室門口同等候區,保障候選人先保得住個朵。

建議方案組合

檔案房同資料庫伺服器區拍卡入,顧問離職即停卡,接觸記錄有得追
接待處、等候區同檔案房門口攝錄,面試室內不設攝錄保私隱
夜間布防門磁加移動感應,成櫃僱傭合約身份文件唔可以齋靠一把鎖
顧問日日煲電話跟進候選人,IP電話系統多線同時傾,通話質素穩定
候選人拍門先經視像確認預約身份,接待無人時段照樣把到關

常見問題

面試室應唔應該裝CCTV?
室內唔建議裝。面試傾嘅係現職薪酬、離職原因等敏感資料,室內攝錄好易惹私隱爭議兼嚇親候選人。做法係鏡頭覆蓋面試室門口同等候區,記錄到出入又唔侵犯面談內容。
顧問離職帶走候選人資料,硬件幫唔幫到手?
幫到一部分:檔案房門禁記錄邊個幾時入過,門口鏡頭影低攞走過乜實物檔案,離職前異常頻密出入一查就見。電子資料就要配合系統權限管理,硬件加制度雙管齊下先穩。
候選人身份證副本同合約應該點保管?
實體文件集中檔案房,門禁限指定同事入,門口攝錄。按PDPO原則設保存期,落選者資料到期銷毀,唔好無限期擺,私隱專員公署查詢時先答得出你嘅保存政策。
求職者上門登記,接待區攝錄有乜要注意?
要喺當眼位貼攝錄告示,鏡頭影人流同交收過程,唔好影到登記表格上嘅個人資料細節。有攝錄記錄對處理收費爭議同勞工處投訴查詢都係保障。
公司細細間,係咪都值得裝成套嘢?
可以按規模起步:一套四鏡CCTV覆蓋接待、等候區同檔案房門口,加大門門禁同夜間警報,已經解決八成風險。系統預留擴展,第日搬大寫字樓可以搬埋過去。
獵頭成日約candidate夜晚落班後上嚟傾,保安點配合?
夜間時段用門禁預約權限:當值顧問拍卡開門,其餘區域照布防,等候區同走廊攝錄照行。candidate行過嘅範圍有眼睇,其他同事嘅枱面資料又唔會暴露。
錄影片段保存幾耐先合適?
建議30日左右。招聘糾紛(例如收費爭議、文件交收)多數幾星期內浮面,30日足夠翻查;保存過長反而唔符合PDPO資料保存原則。系統會自動覆寫,唔使人手清理。

本頁方案同樣適用於職業介紹所:介紹所受勞工處發牌規管,接待登記同收費過程攝錄記錄尤其重要,處理投訴時有據可依;外傭中介仲會有僱主同外傭同場交收文件場面,等候區同交收位攝錄佈點會相應加強,其餘檔案防護同獵頭公司一致。

職業介紹所

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