測量行及建築師樓CCTV監控及門禁工程圖則標書都係心血——檔案房門禁、投標期保密、工作室監控專業佈局

測量行及建築師樓CCTV監控及門禁工程圖則標書都係心血——檔案房門禁、投標期保密、工作室監控專業佈局

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測量行同建築師樓最值錢嘅係圖紙同數據:則樓嘅設計圖、測量行嘅估價報告同工料清單,仲有投標期嘅標書文件,一旦流咗出去畀對手睇到,成單標隨時凍過水。大圖檔案房塞滿歷年項目圖則同合約文件,好多仲係孤本,水浸火燭冇得補。日常又多外人出入:客戶上嚟開會、承建商送料板、政府部門文件往來,工作室開放式設計,張張枱都攤住項目資料,邊個行過望過根本冇數計。投標死線前成team開夜,深夜出入冇記錄、大門冇布防,都係實際風險。

測量行及建築師樓 合規及保安要點

設計方案時我們會一併考慮以下行業要求:

投標文件保密
投標期內標書、報價同工料清單屬高度商業機密,業界慣例要限制接觸人員範圍。投標團隊工作區獨立門禁加門口攝錄,係防止圍標爭議同資料外洩嘅基本盤。
項目檔案保存慣例
建築同測量項目檔案業界慣例保存至項目完成後最少六年甚至更長,以應付日後追討同專業責任期。檔案房要門禁管理加溫濕度監察,圖紙先至保存得住。
個人資料(私隱)條例 PDPO
辦公室攝錄要貼告示、設保存期,開放式工作室鏡頭避免長期對正個別員工座位,出入口同檔案房門口先係合規重點位。
專業責任保險要求
業界慣例專業彌償保險續保時會問及檔案保管措施,有門禁記錄同環境監察嘅檔案管理制度,對投保申報同索償舉證都有幫助。

建議方案組合

大圖檔案房、投標工作區、機房分級拍卡,項目完結收窄權限,記錄齊全
出入口、接待處、檔案房門口攝錄,避開工作枱圖紙敏感位,取證唔穿密
BIM、CAD大檔案傳輸食網絡,Cat6以上佈線加獨立機房走線,開圖唔窒
檔案房溫濕度加漏水感應,圖紙孤本最怕潮濕水浸,異常即時手機警報
同客戶、承建商視像開會睇圖,大屏幕加視像會議系統專業佈線安裝

常見問題

投標期間點樣防止標書內容外洩?
投標團隊安排入獨立房或者指定區域,該區加裝門禁,只有團隊成員拍到卡,門口鏡頭記錄出入。投標期完結後權限即刻收返,接觸過標書嘅人有記錄可查,爭議時講得清。
大圖檔案房應該點樣防護?
三重防護:門禁記錄邊個入過房;門口鏡頭影低攞圖還圖過程;房內溫濕度加漏水感應,圖紙孤本最怕潮,一有異常即時警報,唔使等發霉先知。
開放式工作室裝鏡頭會唔會影到枱面圖則?
會刻意避開。鏡頭裝喺出入口同通道位,用角度控制唔正面影工作枱,既記錄到人員出入又唔會攝錄項目內容,員工同客戶都安心。
CAD同BIM檔案好大,網絡佈線有乜要求?
建議全線Cat6或以上,機房去工作站行1G至10G骨幹,NAS同伺服器獨立走線。我哋佈線時會預留擴展位,日後加工作站唔使重新拉線。
公司成日有承建商同料商上嚟,點管理?
訪客行接待處登記,會議室設喺近門口位置,訪客唔使經過工作區。配視像對講,無人接待時段先睇清楚身份先開門,工作室資料唔會畀外人一覽無遺。
項目完成後檔案要存好耐,可以點慳位又安全?
常用檔案留辦公室檔案房,過咗活躍期嘅可以移離線倉,兩邊都建議有門禁同環境監察。翻查時有出入記錄,對專業責任期內嘅檔案完整性係實質保障。
室內設計公司同則樓需求有冇分別?
大方向一樣,室內設計公司多咗料板房同樣板陳列,貴價物料樣板都會唔見,所以料板房都建議納入監控範圍;效果圖同報價外洩風險就同則樓標書一樣處理。

本頁方案同樣適用於工程顧問同室內設計公司:工程顧問重投標文件同計算書保密,佈局同測量行一致;室內設計公司多咗料板房同樣板間,貴價物料樣板要納入監控,效果圖同報價保密就同標書同一套做法,全部可按規模調整。

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