信託及秘書公司 保安系統工程成千上萬客戶公司嘅文件同印章,管好每一格文件櫃。

信託及秘書公司 保安系統工程成千上萬客戶公司嘅文件同印章,管好每一格文件櫃。

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香港秘書公司同信託服務商嘅辦公室有個獨特景觀:一排排文件櫃塞滿幾百甚至幾千間客戶公司嘅法定紀錄、公司印章、股票簿同董事文件。呢啲嘢唔值錢但極敏感——一個印章俾人擅用、一份股東名冊外洩,客戶隨時追究到底。TCSP發牌後,公司註冊處對持牌人嘅紀錄保存同盡職審查文件有明確要求,巡查時要交得出貨。加上秘書公司常兼做註冊地址,成日有陌生人上門收信查冊,人流雜但文件區絕對唔可以任人行——分區管控就係呢行嘅保安主軸。

信託及秘書公司 合規及保安要點

設計方案時我們會一併考慮以下行業要求:

TCSP牌照要求
信託或公司服務提供者須向公司註冊處申領TCSP牌照,受《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》規管,要保存客戶盡職審查同交易紀錄一段法定期間。文件庫門禁同監控係展示紀錄妥善保管嘅實務配套。
公司註冊處巡查
公司註冊處會對TCSP持牌人進行查察,檢視紀錄保存同合規措施。文件區出入紀錄齊全、監控覆蓋到位,巡查時可以即時展示管控措施,減少跟進質詢。
客戶印章及法定紀錄保管
秘書公司代存客戶公司印章、法定紀錄冊同重要文件,業界慣例係印章同敏感文件存放上鎖區域,領用有登記有錄影,一旦有擅用爭議,出入紀錄同片段就係還原真相嘅關鍵。

建議方案組合

文件庫、印章房同辦公區分區授權,前台收發區同內部區隔開,出入紀錄自動留底。
文件庫、印章領用位同前台收發區覆蓋錄影,文件出入、印章領用全程有影。
查冊系統、客戶資料庫同日常辦公分網佈線,結構化施工,加位擴容唔使重新拉線。
多線電話配分機,代接聽服務逐個客戶線路分流,來電記錄配合業務紀錄保存。
大門視像對講先核實後放人,送文件、收信、查冊各色人等,前台一眼分清。

常見問題

TCSP牌照對辦公室保安有咩實際要求?
牌照核心係紀錄保存同客戶盡職審查,冇明文規定要裝CCTV,但公司註冊處查察會睇紀錄保管情況。業界慣例係文件庫加門禁同監控,查察時展示到「邊個接觸過紀錄」呢條管控鏈,過關順好多。
幾千間客戶公司嘅文件,點樣管理接觸權限?
文件庫做獨立門禁,只限指定同事拍卡入,出入時間自動記錄;庫內鏡頭覆蓋通道同取件位。配合你內部嘅借閱登記制度,電子紀錄同人手登記互相引證,客戶質疑時有完整交代。
公司印章俾員工擅用點防?
印章係秘書公司最大計時炸彈。建議印章集中存放上鎖印章房或印章櫃,領用位設專屬鏡頭影住每次攞印、用印、還印,配門禁紀錄邊個入過。萬一有爭議,逐格片睇返邊個幾時用過邊個印。
做註冊地址成日有陌生人上門,點算?
前台收發區同內部辦公區要物理分隔:訪客最多去到前台,過唔到門禁入文件區。大門加視像對講,送文件、政府信件、查冊人士先核實後接待,人流雜極都影響唔到內區安全。
客戶盡職審查文件要保存幾耐?
AMLO對CDD紀錄有法定保存期,具體以貴公司合規意見為準。我哋負責令實體保存企理:文件區恆常監控、出入有紀錄,電子化前嘅紙本文件都有妥善防線,唔會查察時先發現漏洞。
辦公室細但文件多到迫爆,鏡頭點裝?
文件櫃密集嘅環境,高位廣角容易俾櫃頂擋晒,我哋會沿通道軸線佈點,每條文件巷影通透,取件位加特寫。細空間用細巧半球機,唔阻櫃門開合,線沿櫃頂收槽行,唔影響地方運用。
同層有幾間公司共用單位,門禁點分?
共用單位可以做到各自為政:你間房獨立電子鎖同權限系統,公共走廊鏡頭可以夾份裝或者只影自己門口。搬遷時電子鎖同錄影機拆走帶去新址,投資唔會嘥。

信託公司、秘書公司定公司註冊服務商,都係TCSP發牌框架下嘅文件密集行業。信託服務重契據正本同高淨值客戶私隱,秘書公司重印章管理同海量文件分權,註冊地址服務多咗前台人流管控,我哋會按你嘅服務組合調校門禁分區同鏡頭佈點。

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