ERP 系統訂製 | 存貨・採購・銷售・會計一條線

撳下就知：報價、訂單、發票點樣一條線走完

左邊係真實系統嘅功能選單，全部撳得。你可以由開報價單開始，一路轉成訂單、開發票、收錢，仲可以即場入資料、匯出 Excel、列印報表。以下全部係虛構示範資料，唔會連線、唔會儲存任何嘢，重新載入就回復原狀。

ERP 系統銷售管理

示範帳戶：阿明（營業部）示範公司：本公司

報價單 示範資料

報價單

4張報價跟進中

報價出咗之後，客戶睇過未、改到第幾版、跟緊邊個，全部喺同一個紀錄度。

報價單號	客戶	報價金額	狀態	日期
QT-2609-041	甲公司	HK$ 48 600	已發出	2026-09-08
聯絡人陳先生項目網絡交換機 24 埠（管理型） × 4、Cat6A 屏蔽網絡線（每箱 305 米） × 2、機櫃整理連標籤工程 × 3 有效期至 2026-09-22 版本 v3（改過價）跟進同事阿明折扣九折最後跟進 2026-09-12 電話備註等客戶內部批預算
QT-2609-040	乙公司	HK$ 126 800	已發出	2026-09-05
聯絡人李先生項目門禁讀卡機（感應＋密碼） × 10、電鎖（斷電開門） × 10、門禁控制器（4 門） × 4、讀卡機安裝連拉線 × 20 有效期至 2026-09-19 版本 v2 跟進同事阿明折扣無最後跟進 2026-09-11 面談備註客戶想分兩期做
QT-2609-038	丙公司	HK$ 63 200	草稿	2026-09-03
聯絡人黃先生項目高清網絡攝影機 4MP × 12、PoE 網絡錄影機 16 路 × 1、監控硬碟 8TB × 1、天花線槽及拉線工程 × 3 有效期至 — 版本 v1 跟進同事阿玲折扣待定最後跟進 2026-09-10 電話備註等睇現場圖則
QT-2608-112	丁公司	HK$ 89 400	已成交	2026-08-28
聯絡人張小姐項目高清網絡攝影機 4MP × 12、PoE 網絡錄影機 32 路 × 1、監控硬碟 8TB × 4、天花線槽及拉線工程 × 3 有效期至 — 版本 v2（已確認）跟進同事阿玲折扣九五折最後跟進 2026-09-02 簽回備註已轉銷售訂單
QT-2608-105	戊公司	HK$ 27 500	草稿	2026-08-22
聯絡人周先生項目門禁讀卡機（感應＋密碼） × 2、電鎖（斷電開門） × 3、門禁控制器（2 門） × 2、安裝連設定 × 2 有效期至 — 版本 v1 跟進同事阿明折扣無最後跟進 2026-08-30 已讀未回備註客戶話再睇睇
QT-2608-098	己公司	HK$ 41 900	已成交	2026-08-18
聯絡人何先生項目門禁讀卡機（感應＋密碼） × 4、電鎖（斷電開門） × 5、門禁控制器（4 門） × 1、對講機（門口機） × 2 有效期至 — 版本 v2 跟進同事阿玲折扣無最後跟進 2026-08-20 簽回備註已轉銷售訂單

示範資料，非真實交易。撳任何一行可以睇明細同下一步。

訂單號	客戶	訂單金額	狀態	交貨日期
SO-2609-018	丁公司	HK$ 89 400	待出貨	2026-09-25
聯絡人張小姐來源報價 QT-2608-112 已出貨 0 / 6 已收金額 HK$ 0 跟單同事阿玲送貨方式公司車付款條件 30 日帳期備註月尾前要交齊
SO-2609-017	乙公司	HK$ 126 800	待確認	2026-10-08
聯絡人李先生來源報價 QT-2609-040（未簽）已出貨 0 / 12 已收金額 HK$ 0 跟單同事阿明送貨方式外判安裝付款條件訂金 50%、尾數 30 日備註等客戶回簽
SO-2608-096	己公司	HK$ 41 900	已出貨	2026-09-02
聯絡人何先生來源報價 QT-2608-098 已出貨 4 / 4 已收金額 HK$ 20 950 跟單同事阿玲送貨方式公司車付款條件 30 日帳期備註尾數 10 月 2 日到期
SO-2608-091	丙公司	HK$ 33 600	已收款	2026-08-26
聯絡人黃先生來源報價 QT-2608-090 已出貨 3 / 3 已收金額 HK$ 33 600 跟單同事阿明送貨方式客戶自取付款條件即期備註已完成結案
SO-2609-019	戊公司	HK$ 27 500	待確認	2026-10-15
聯絡人周先生來源報價 QT-2608-105（未簽）已出貨 0 / 4 已收金額 HK$ 0 跟單同事阿明送貨方式待定付款條件待定備註客戶要求改交期
SO-2609-020	甲公司	HK$ 22 300	待出貨	2026-09-29
聯絡人陳先生來源報價 QT-2609-035 已出貨 0 / 3 已收金額 HK$ 6 690 跟單同事阿玲送貨方式外判安裝付款條件訂金 30%、尾數 30 日備註等客戶通知現場日期

示範資料，非真實交易。撳任何一行可以睇明細同下一步。

發票號	客戶	發票金額	狀態	開立日期
INV-2609-077	己公司	HK$ 20 950	已開立	2026-09-02
聯絡人何先生來源訂單 SO-2608-096 已收金額 HK$ 0 到期日 2026-10-02 帳期 30 日開票同事阿玲郵寄狀態已電郵客戶備註尾數，客戶話 10 月頭找
INV-2609-076	乙公司	HK$ 63 400	已開立	2026-09-01
聯絡人李先生來源訂單 SO-2609-017 已收金額 HK$ 0 到期日 2026-10-01 帳期 30 日開票同事阿明郵寄狀態已電郵客戶備註第一期訂金發票
INV-2608-071	丙公司	HK$ 33 600	已收款	2026-08-26
聯絡人黃先生來源訂單 SO-2608-091 已收金額 HK$ 33 600 到期日 2026-08-26 帳期即期開票同事阿明郵寄狀態已交客戶備註已完成，無餘額
INV-2608-064	丁公司	HK$ 44 700	逾期未收	2026-08-01
聯絡人張小姐來源訂單 SO-2608-075 已收金額 HK$ 0 到期日 2026-08-31 帳期 30 日開票同事阿玲郵寄狀態已電郵客戶備註已口頭催收兩次
INV-2608-059	戊公司	HK$ 18 200	已收款	2026-08-05
聯絡人周先生來源訂單 SO-2608-068 已收金額 HK$ 18 200 到期日 2026-08-05 帳期即期開票同事阿明郵寄狀態已交客戶備註已完成，無餘額
INV-2609-079	甲公司	HK$ 6 690	已開立	2026-09-10
聯絡人陳先生來源訂單 SO-2609-020 已收金額 HK$ 0 到期日 2026-09-24 帳期 14 日開票同事阿玲郵寄狀態已電郵客戶備註訂金發票，等客戶過數

示範資料，非真實交易。撳任何一行可以睇明細同下一步。

客戶	未收總額	帳齡	狀態	最近到期日
甲公司	HK$ 6 690	未到期	未到期	2026-09-24
聯絡人陳先生未收發票 1 張帳期 30 日信用額 HK$ 200 000 已用額度 HK$ 6 690 跟進同事阿明下次跟進 2026-09-21 備註客戶付款紀錄良好
乙公司	HK$ 63 400	未到期	未到期	2026-10-01
聯絡人李先生未收發票 1 張帳期 30 日信用額 HK$ 150 000 已用額度 HK$ 63 400 跟進同事阿明下次跟進 2026-09-28 備註客戶付款紀錄良好
丙公司	HK$ 0	已結清	已收款	—
聯絡人黃先生未收發票 0 張帳期 30 日信用額 HK$ 120 000 已用額度 HK$ 0 跟進同事阿玲下次跟進 — 備註已完成結案
丁公司	HK$ 44 700	逾期 14 日	逾期	2026-08-31
聯絡人張小姐未收發票 1 張帳期 14 日信用額 HK$ 80 000 已用額度 HK$ 44 700 跟進同事阿玲下次跟進 2026-08-28 備註已口頭催收，客戶話會計安排緊
戊公司	HK$ 0	已結清	已收款	—
聯絡人周先生未收發票 0 張帳期即期信用額 HK$ 60 000 已用額度 HK$ 0 跟進同事阿明下次跟進 — 備註已完成結案
己公司	HK$ 20 950	未到期	未到期	2026-10-02
聯絡人何先生未收發票 1 張帳期 30 日信用額 HK$ 100 000 已用額度 HK$ 20 950 跟進同事阿玲下次跟進 2026-09-29 備註客戶付款紀錄良好

示範資料，非真實交易。撳任何一行可以睇明細同下一步。

收款號	客戶	收款金額	狀態	收款日期
RC-2609-033	丙公司	HK$ 33 600	已確認	2026-08-26
聯絡人黃先生對應發票 INV-2608-071 收款方式銀行轉帳入帳戶口中銀往來戶口經手同事阿明備註已對帳，發票結清
RC-2608-029	戊公司	HK$ 18 200	已確認	2026-08-05
聯絡人周先生對應發票 INV-2608-059 收款方式現金入帳戶口現金收入經手同事阿明備註即場收，已開收據
RC-2609-036	甲公司	HK$ 3 000	待入帳	2026-09-13
聯絡人陳先生對應發票 INV-2609-079 收款方式支票入帳戶口恒生往來戶口經手同事阿玲備註部分還款，票已收待存入

示範資料，非真實交易。撳任何一行可以睇明細同下一步。

供應商	應付金額	到期日	狀態	來源採購單
供應商甲	HK$ 38 400	2026-09-20	未到期	PO-2609-031
聯絡人林先生貨品監控鏡頭 32 支已入庫是帳期 30 日付款方式銀行轉帳負責同事阿玲發票號 SUP-88120 備註已對單無誤
供應商乙	HK$ 21 700	2026-09-16	未到期	PO-2609-028
聯絡人麥小姐貨品錄影主機 4 台已入庫是帳期 30 日付款方式支票負責同事阿明發票號 SUP-88077 備註要 15 日前出票
供應商丙	HK$ 8 900	2026-10-05	未到期	PO-2609-035
聯絡人陳先生貨品網絡線材一批已入庫否帳期 30 日付款方式銀行轉帳負責同事阿玲發票號待收備註貨未到，未對單
供應商丁	HK$ 5 200	2026-09-12	已付款	PO-2609-027
聯絡人吳師傅貨品外判安裝服務已入庫是帳期 14 日付款方式銀行轉帳負責同事阿明發票號 SUP-88051 備註已付款，完成
供應商戊	HK$ 0	—	已付款	PO-2608-118
聯絡人李小姐貨品安裝配件已入庫是帳期即期付款方式現金負責同事阿玲發票號 SUP-87990 備註已結清
供應商丙	HK$ 2 150	2026-09-28	未到期	PO-2609-033
聯絡人陳先生貨品線槽及配件已入庫是帳期 30 日付款方式銀行轉帳負責同事阿明發票號 SUP-88101 備註已對單無誤

示範資料，非真實交易。撳任何一行可以睇明細同下一步。

付款號	供應商	付款金額	狀態	付款日期
PY-2609-021	供應商丁	HK$ 5 200	已付款	2026-09-11
聯絡人吳師傅對應應付帳 AP-2609-027 付款方式銀行轉帳支出戶口中銀往來戶口經手同事阿明備註外判安裝費，已過數
PY-2608-014	供應商戊	HK$ 1 860	已付款	2026-08-28
聯絡人李小姐對應應付帳 AP-2608-118 付款方式現金支出戶口現金支出經手同事阿玲備註配件即場買
PY-2609-024	供應商乙	HK$ 21 700	已排期	2026-09-15
聯絡人麥小姐對應應付帳 AP-2609-028 付款方式支票支出戶口恒生往來戶口經手同事阿明備註票已開，等供應商入票

示範資料，非真實交易。撳任何一行可以睇明細同下一步。

報銷單號	申請人	金額	狀態	申請日期
EX-2609-046	陳仔	HK$ 1 280	待審批	2026-09-12
部門工程部用途物料墊支收據 3 張已上載審批人阿明付款方式銀行轉帳成本中心專案－甲公司備註急件，等住開工
EX-2609-045	李仔	HK$ 340	待審批	2026-09-11
部門工程部用途隧道費及車費收據 2 張已上載審批人阿明付款方式銀行轉帳成本中心專案－丙公司備註現場來回三次
EX-2609-043	張仔	HK$ 2 150	已批准	2026-09-08
部門行政部用途文具及辦公室雜項收據 5 張已上載審批人阿明付款方式銀行轉帳成本中心行政備註月結時一併付款
EX-2609-041	陳仔	HK$ 780	已付款	2026-09-04
部門工程部用途工具損耗更換收據 1 張已上載審批人阿明付款方式銀行轉帳成本中心工程部備註已於 9 月 8 日過數
EX-2609-048	吳仔	HK$ 560	待審批	2026-09-13
部門工程部用途外勤膳食收據 2 張已上載審批人阿明付款方式銀行轉帳成本中心專案－丁公司備註通宵工程
EX-2609-039	李仔	HK$ 120	已付款	2026-09-01
部門工程部用途停車場費收據 1 張已上載審批人阿明付款方式銀行轉帳成本中心專案－己公司備註已過數

示範資料，非真實交易。撳任何一行可以睇明細同下一步。

本月銷售額HK$ 341.5K訂單總額

應收未收HK$ 135.7K逾期 HK$ 44.7K

應付未付HK$ 71.2K4 張單待付

已收款HK$ 54.8K3 筆登記

每月銷售額與成本（近六個月）

銷售額
成本

最高 HK$ 471 900（07月），較對上一個月跌 14.9%。毛利 HK$ 777 200，毛利率 32.7%。

銷售額與收款走勢（近六個月）

銷售額
已收款

六個月累計銷售 HK$ 2 375 300，已收 HK$ 2 222 300，收款比率 93.6%。收錢跟得上出貨。

客戶應收分佈

乙公司HK$ 63.4K46.7%
丁公司HK$ 44.7K32.9%
己公司HK$ 20.9K15.4%
甲公司HK$ 6 6904.9%

最大一戶佔應收 46.7%，首三戶合共 95.1%。客戶集中，要分散風險。

銷售流程各階段金額

報價轉訂單比率 100.0%，訂單開票比率 100.0%。

客戶應收帳齡

客戶	未收總額	帳齡	最近到期日
乙公司	HK$ 63 400	未到期	2026-10-01
丁公司	HK$ 44 700	逾期 14 日	2026-08-31
己公司	HK$ 20 950	未到期	2026-10-02
甲公司	HK$ 6 690	未到期	2026-09-24

供應商應付排期

供應商	應付金額	到期日	狀態
供應商甲	HK$ 38 400	2026-09-20	未到期
供應商乙	HK$ 21 700	2026-09-16	未到期
供應商丙	HK$ 11 050	2026-09-28	未到期

銷售流程總覽

階段	單數	金額
報價單	6	HK$ 397 400
銷售訂單	6	HK$ 341 500
銷售發票	6	HK$ 187 540
收款登記	3	HK$ 54 800

報表由上面各模組的即時資料算出，改過單據即刻反映。

ERP 要解決的核心問題

同一筆生意，資料由第一張報價單開始，到最後收到錢，中間唔應該再重複輸入。下面係我哋常見嘅模組，同埋佢哋之間嘅關係。

STEP 1 報價單

客戶資料、單價、折扣一次入好。改版會留紀錄，同事睇到嘅永遠係最新一版。金額 HK$ 43,000。

STEP 2 銷售訂單

客人一 confirm，報價直接轉訂單，唔使再打一次。出貨、開票嘅狀態都掛喺同一張單。

STEP 3 銷售發票

由訂單產生發票，明細與金額自動帶入。扣咗折扣同稅之後，應收 HK$ 43,137。

STEP 4 應收帳款

未收餘額即時反映喺帳齡表，逾期項目自動標示，跟邊個客一目了然。

STEP 5 收款登記

收到錢直接沖銷對應發票，應收即刻回落，月結對帳唔使再人手核。

同一筆生意，只入一次。五張單其實係同一條線嘅五個位置，報價改咗，下游單據跟住更新；收款入咗，應收同現金流同一刻反映。上面嘅互動示範可以親自按一次，睇下呢條線點樣走。

常見模組與適用情況

下面嘅模組可以逐項揀。你唔使一次做齊，可以先由最花時間嗰一環開始。

模組	處理什麼	適合什麼情況
客戶與報價	客戶檔案、報價單版本、折扣規則、成交跟進	報價經常改，同事之間出現多個版本
銷售訂單	由報價轉訂單、出貨安排、發票開立	接單量多，人手抄寫容易出錯
採購與供應商	詢價、比價紀錄、採購單、收貨、退貨	供應商多，價格變動頻繁，需要留紀錄
存貨與倉儲	多倉、庫位、入庫、出庫揀貨、盤點、安全庫存	存貨對不上帳，或不知道哪一項要補貨
應收應付	帳齡分析、收款登記、付款排程、對帳	不清楚誰未付款，或要人工核對月結
項目與工程	項目進度、分判商、材料用量、里程碑收款	做項目制生意，要按階段請款與核算成本
資產與設備	設備台帳、保養週期、維修紀錄、到期提醒	要追蹤售出或安裝設備的保養與續期

應收帳齡分析　按客戶列出未收總額與各帳齡區間，逾期項目自動標示。

錢的部分，看得到才算管得到

好多公司開單冇問題，但答唔到「而家呢一刻，邊個客欠幾多、欠咗幾久」。呢一忽做得好，現金流嘅判斷先有根據。

帳齡自動分組：未逾期、一至三十日、三十一至六十日、六十日以上
收款登記與對帳：收到錢之後直接沖銷對應單據
催收提示：逾期客戶自動標示，交由同事按優先次序跟進
現金流檢視：收入、支出、淨現金流同應收未收一頁睇齊

存貨總覽（含金額）　每項貨品同時列出現存數量、單位成本與存貨金額，低於安全庫存自動標示。

存貨不只看數量，更要看錢

存貨一錯，前面所有單據都會跟住錯。而且倉入面每一件貨，其實都係一筆壓住嘅現金。下面係存貨模組實際處理嘅情況。

數量與金額同步：每項貨品同時顯示現存數量、單位成本同存貨金額，唔使另外開表計
成本基礎一致：存貨金額以移動平均成本計算，入貨價浮動都追得返轉頭
積壓睇得見：低於安全庫存同滯銷項目自動標示，幾時要補、幾時要清一眼睇齊
逐項可追溯：任何一筆庫存變動都追得到單據來源，盤點對唔上時查得到出處

ERP 系統訂製：由報價到收款，一條線走完

撳下就知：報價、訂單、發票點樣一條線走完

報價單

客戶應收帳齡

供應商應付排期

銷售流程總覽

ERP 要解決的核心問題

常見模組與適用情況

錢的部分，看得到才算管得到

存貨不只看數量，更要看錢

先講你現在的流程，我們再談系統