律師行IT系統有何保密要求？

保密責任如何落到系統上

專業保密責任是持續義務，而IT系統是資料最集中的地方。把責任轉化為技術要求，可歸納為三個問題：誰可以看到哪些檔案、資料離開辦公室時是否受保護、以及事後能否查出誰曾查閱。

存取控制的具體設定

常見問題是整個行使用一個共享磁碟，全體員工皆可讀取所有卷宗。這種安排在人手少時方便，但無法支持保密與衝突管理，亦令勒索軟件可加密的範圍擴到最大。

1. 以案件為單位設權限——每宗案件的資料夾只開放給處理該案的人員與必要支援同事。
2. 帳戶不共用——每人一個帳戶，密碼不共用，離職即日停用並更換其掌握的共用憑證。
3. 權限定期覆核——人員調動後及時調整，避免權限只增不減。
4. 管理權限分開——系統管理帳戶與日常工作帳戶分開，管理操作留紀錄。
5. 外部支援受限——技術支援的存取應限期、限範圍並記錄，工作完成後撤回。

通訊與文件傳送的保護

電子郵件本身並非為保密而設計。傳輸過程雖普遍已採用傳輸層加密，但郵件在收發雙方的伺服器與裝置上仍以可讀形式存在，誤寄亦難以收回。

傳輸層加密屬互聯網通訊的基礎機制，郵件與網頁服務均普遍採用；但它保護的是傳送途中，並不代表儲存於兩端的內容自動受保護，因此仍需檔案層面的處理。

利益衝突下的資訊隔離

當同一行處理可能存在衝突的兩方事務時，需要在系統上建立隔離，令不同團隊無法查閱對方的卷宗。這種安排不能只靠口頭約定，必須反映在權限設定上。

實務做法包括：把相關案件資料夾設為僅指定成員可見，並在檔案索引中隱藏其存在；文件管理系統的搜尋結果亦應受權限限制，避免透過搜尋標題推斷案件內容；列印與掃描裝置啟用取件驗證，防止文件留在托盤被他人取走；會議室與辦公桌的文件收納規則同樣納入政策。設定完成後應以隔離團隊以外的帳戶實測，確認確實無法查閱與搜尋，並記錄測試結果。

香港律師行的實際安排

香港律師行多位於商廈樓層，開放式辦公與獨立房間並存，前台與訪客區距離工作位置很近。實務上需要處理視線與紙本問題：螢幕方向避開通道、加裝防窺片、桌面文件離座即收起、廢紙以碎紙處理。會議室應可上鎖，訪客不應在無人陪同下停留於工作區。

法規方面，處理客戶與相關人士的個人資料屬《個人資料（私隱）條例》（第486章）規管，須採取所有切實可行的步驟防止未經授權或意外的查閱、處理、刪除或使用，並在資料不再需要時刪除。私隱專員公署就保障資料原則的說明可作為制訂內部政策的基礎。行業層面的執業管理資料可參考香港律師會的公開資訊。

遠端工作是另一個重點。在家處理卷宗時，家用網絡與家庭成員共用的電腦不受行方控制，較穩妥的安排是以公司裝置經虛擬私人網絡連入，文件不落地保存於個人裝置；若必須本機存放，裝置須啟用全碟加密並設定遺失時可遠端清除。政策應寫明可否使用個人裝置、可否列印，以及外出時文件的攜帶方式。

常見問題

參考標準與官方資料

• 《個人資料（私隱）條例》（第486章），香港法例
• 保障資料原則，香港個人資料私隱專員公署
• Access control（存取控制，維基百科）
• 香港律師會官方網站

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