回音是指講話者聽到自己聲音的延遲副本。要產生回音，聲音必須經過某條路徑返回原方，而這條路徑基本上只有兩種。
第一種是聲學耦合。對方話機的揚聲器把我方的聲音播放出來，同一部話機的麥克風又把這把聲音收錄回去，再送回給我。房間的牆壁、玻璃與桌面會反射聲音，令收錄到的成分更多。這類回音的特徵是：問題出在對方一端，卻由我方聽到；對方換用耳機或關掉擴音，我方的回音便消失。
第二種是線路混合。傳統模擬電話線以一對銅線同時承載雙向語音，收與發並未在物理上分離，需要一個混合電路把兩個方向分開。混合電路的分離度並非完美，部分送出的訊號會漏回接收方向，形成回音。ITU-T G.131 建議書專門處理講話者回音及其控制，是這一類回音的參考標準。
兩類回音的處理方法完全不同：聲學回音要從裝置與房間下手，線路回音要從閘道與回音消除設定下手。因此排查的第一步，是判斷回音由哪一類引起，而不是急於調整音量。
回音一直存在於電話系統之中，只是傳統市內電話的延遲極短，返回的聲音與自己說話的聲音幾乎同時，人耳把兩者混為一體，不會察覺為回音。這正是同一條混合電路在傳統電話上不成問題、換成網絡電話便浮現的原因。
網絡電話的延遲來源比傳統電話多：語音編碼與解碼需要時間，封包在網絡上排隊與轉發需要時間，接收端的緩衝區為了平滑抖動又要額外儲存一段語音。這些延遲累加起來，令返回的聲音與原聲之間出現可以分辨的時間差，於是同樣強度的回音便變得明顯而難以忍受。
ITU-T 就單向傳輸時間另有 G.114 建議書，其附錄部分專門就網絡電話的單向延遲提供指引。實務上的含意是：改善回音有兩條路，一是減少返回的聲音（處理耦合與混合），二是減少延遲（改善網絡與緩衝設定）。兩者都有效，而後者常被忽略。
這也解釋了一個常見現象：同一部話機在辦公室內線通話沒有回音，撥打長途或經多重轉接時卻回音明顯。返回路徑沒有改變，改變的是延遲。因此排查回音時，同時記錄「哪一類通話會出現」十分重要。
現代話機與電話系統普遍內建回音消除功能。原理是裝置知道自己剛剛播放了甚麼聲音，於是在麥克風收錄到的訊號中，找出這段已知聲音的延遲副本並將其抵消。ITU-T G.168 建議書針對數字網絡回音消除器訂立規範，是此類功能的參考標準。
回音消除器有幾項現實限制，理解這些限制才知道為何有時「已經開啟卻仍然有回音」。
另有一項容易誤判的功能：靜音期間的舒適噪音。系統在無人說話時以低微的合成噪音填補，避免完全靜音令人以為斷線。RFC 3389 定義了舒適噪音的承載方式。若設定不當，聽起來會像背景有異常聲響，但這並非回音，處理方向不同。
聲學回音的處理，重點在裝置選擇與房間條件，以下是實務上有效的做法。
會議室是回音投訴最集中的場地，因為它同時具備擴音、多人、硬表面與較大空間四項不利條件。裝置選型與房間處理若在裝修階段一併考慮，日後省下大量調整工夫。會議室設備的規劃考慮，可參閱本網站相關文章。
當網絡電話與傳統模擬線路互接時，混合電路的回音便會進入通話。常見的接點包括連接市內電話線的閘道、舊有的模擬分機、傳真線路，以及部分升降機或保安對講的專線。
處理這一類回音，重點在接點的設定與線路品質。閘道的收發增益若設定過高，漏回的訊號亦隨之增強；適當調低增益往往比提升回音消除強度更有效。線路本身的阻抗匹配亦有影響：舊線路老化、接點氧化或分接過多，都會令混合電路的分離度下降，回音隨之明顯。
模擬分機亦值得單獨檢視。同一部電話系統之下，若只有經模擬埠接出的分機有回音，而純網絡分機正常，接點便是唯一嫌疑。此時應集中檢查該模擬埠的增益設定、接線長度與線路狀況，而不是調整整套系統的參數。
另一種容易忽略的情況是多重轉接。通話經過多個系統轉接時，每一個接點都可能引入回音，而延遲亦逐段累加，最終在受話一端聽起來十分嚴重。減少不必要的轉接環節，同時可以降低回音與延遲。
傳真與資料類通訊要分開處理。回音消除器針對人聲設計，套用在傳真訊號上可能反而干擾傳輸。傳真線路通常需要停用回音消除或改用專門的處理方式，這一點在把舊有傳真接入網絡電話系統時特別重要。
香港的辦公室條件對回音有明顯影響，以下是本地常見情況。
檢查次序建議如下：先確認回音由哪一方聽到，再請對方改用耳機或關閉擴音測試，以區分聲學與線路兩類；若確認屬聲學回音，由音量與擺位開始調整；若純網絡分機正常而只有模擬接點有回音，集中檢查該接點的增益與線路；若所有通話都有回音而內線正常，則從延遲與網絡狀況入手。
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